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De acordo com estudo realizado pela revista Harvard Business Review, a maioria dos funcionários deseja ser produtivo, mas, muitas vezes, a empresa não ajuda ou, até mesmo, atrapalha. A pesquisa indica que, em média, as empresas perdem mais de 20% de sua capacidade produtiva, que corresponde a mais de um dia por semana.

Porém, nem só as empresas são culpadas. As pessoas costumam postergar o início e o término de uma atividade, mesmo sabendo que tal comportamento pode provocar algum desconforto e causar danos aos estudos, à carreira e aos relacionamentos.

Outro problema frequente é a falta de foco. Chegar no fim do dia com aquele sentimento de ter tido um dia improdutivo é muito frustrante. Por esse motivo, utilizar uma ferramenta para fazer a gestão de tempo pode ser uma excelente solução.

A Técnica Pomodoro é um método de autogerenciamento bem simples, porém, muito eficaz. Foi desenvolvida a mais de trinta anos, e até hoje é uma das mais usadas. Seu objetivo central é a imersão na atividade e aumento de produtividade.

O que é a técnica Pomodoro?

Pomodoro é uma das técnicas de produtividade e gerenciamento de tempo mais utilizadas nos dias de hoje, e tem como princípio a divisão de um ciclo de aprendizado/produção em blocos de dedicação exclusiva intercalados à pequenas pausas entre esses períodos.

Sua proposta consiste em manter o nível de concentração, aumentar a produtividade, reduzir o nível de ansiedade e reduzir as interrupções que acabam acontecendo no ambiente de trabalho, permitindo que o usuário conclua suas atividades com mais agilidade e evitando a fadiga mental.

A técnica foi desenvolvida no final da década de 1980, pelo Italiano Francesco Cirillo, que, insatisfeito com seu rendimento acadêmico, procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Cirillo se desafiou a ficar, por 10 minutos, totalmente imerso nos estudos.

Com o teste, ele constatou que, ao quebrar a tarefa em períodos de tempo intercalados à pausas, atividades que aparentavam ser muito extensas se tornaram facilmente alcançáveis.

O nome Pomodoro veio da ferramenta utilizada para aplicar a técnica: o timer de cozinha em formato de tomate, que, em Italiano, significa Pomodoro. Esta técnica é baseada em estudos que afirmam que após 25 minutos de foco a concentração tende a diminuir.

Como Funciona a Técnica Pomodoro

A premissa básica da técnica é a separação do tempo em blocos de 25 minutos, sendo que cada bloco representa um Pomodoro. Para que o Pomodoro contribua com a produtividade, é imprescindível ficar extremamente focado durante o bloco, sem fazer nenhum tipo de interrupção.

Ao fim do ciclo, é feito uma pausa de 5 minutos. Durante esse intervalo é necessário se distanciar realmente do trabalho, ficando longe do computador, telefone ou da lista de tarefas. Este momento é essencial para o aumento da produtividade. É o momento de relaxar, ir ao banheiro, tomar uma água ou um café, conversar com o colega etc.

Essa tarefa é tão importante quanto o foco durante os 25 minutos. O descanso serve para te preparar para a próxima tarefa e, por esse motivo, não é indicado realizar tarefas que exigem muito esforço.

No fim do quarto Pomodoro, o tempo de pausa deve ser maior, e é nesse momento que o cérebro assimila novas informações e descansa para iniciar o processo novamente. Geralmente as pausas maiores duram em torno de 15 a 30 minutos, e são chamadas de Long Break.

O Long Break se justifica pelo fato do esgotamento acumulado prejudicar a concentração e, consequentemente, a produtividade.

Porém, é importante deixar claro que o tempo de 25 minutos de foco e 5 minutos de pausa são indicados, mas não obrigatórios. O tempo deve ser ajustado de acordo com cada usuário de forma que ele se sinta mais produtivo.

Ferramentas para auxiliar o gerenciamento de tempo

Com o avanço da tecnologia, o timer de cozinha foi deixado de lado. Hoje, na era dos computadores e smartphones, os Pomodoros são cronometrados através das soluções digitais.

Abaixo estão cinco ferramentas que podem te auxiliar a gerenciar seu tempo e trazer produtividade para os seus dias:

  • Pomodoro Timer: Temporizador personalizado com lista de tarefas com Pomodoros animados para aumentar sua produtividade.
  • Focus To Do: Aplicativo de gerenciamento de tempo que ajuda você a gerenciar e executar tarefas com eficiência.
  • Clockwork Tomato: Aplicativo de gerenciamento de tempo baseado na técnica Pomodoro. Está disponível para Android e IOS.
  • Pomodroido Pro: Temporizador Pomodoro que ajudará você a se concentrar e a ser produtivo. É possível personalizar o tempo de foco e os tempos de pausa para se adequar ao seu estilo de trabalho.
  • Focus Keeper: Aplicativo disponível para iPhone e iPad. Permite monitorar os Pomodoros que você está fazendo, com métricas semanais.

A ciência por trás das quebras

Todas as pessoas possuem um limite produtivo, e realizar a mesma tarefa por muito tempo só leva a exaustão. Por esse motivo, as pausas se fazem tão importantes. Conforme falado no artigo do Desktime, a concentração é como um músculo e depende de descanso para poder funcionar.

De acordo com um estudo realizado pelo grupo de tecnologia da informação, Draugiem, a quantidade de horas que ficamos no trabalho não está relacionado com a produtividade, ou seja, a duração do dia de trabalho não importa muito, o que de fato importa é a estruturação das tarefas.

No estudo, eles utilizaram um aplicativo de computador para rastrear os hábitos de trabalho dos funcionários. Especificamente, o aplicativo mediu quanto tempo as pessoas gastaram em várias tarefas e comparou isso com seus níveis de produtividade.

Os resultados foram impressionantes. Eles concluíram que os funcionários mais produtivos não trabalhavam oito horas inteiras, e faziam intervalos de 17 minutos para cada 52 minutos de trabalho.

Como disse a escritora de tecnologia do grupo Draugiem, Julia Gifford:

Acontece que o segredo para manter o mais alto nível de produtividade ao longo de um dia de trabalho não está funcionando por mais tempo de trabalho – mas trabalhando de maneira mais inteligente com intervalos frequentes.

Em uma pesquisa, a empresa americana de desenvolvimento de Software, Workfront, constatou que seus funcionários se mantêm produtivos em apenas 39% do expediente de trabalho.

Estudos como esse comprovam a importância das pausas para manter o foco e a produtividade. Para funcionar de forma eficiente, nosso cérebro necessita de descanso, por isso é tão importante quebrar uma grande tarefa em micro tarefas.

Fazer a leitura de um livro de 300 páginas em um dia, por exemplo, seria uma tarefa muito extensa, exaustiva e improdutiva. Durante o período de leitura, é inevitável que distrações aconteçam, o que pode afetar diretamente o andamento da leitura.

Por esse motivo, as pessoas dividem a leitura em vários dias, se dedicando a ler poucas páginas por dia. Dessa forma, a leitura flui melhor, facilitando o entendimento e tornando a tarefa mais produtiva e menos cansativa.

Pomodoro no desenvolvimento de software

A GoBacklog é braço direito de tecnologia de seus clientes, e garante a construção da melhor solução tecnológica para eles. Para isso, a empresa conta com um grupo de desenvolvedores Home Office.

Os desenvolvedores não são contratados para trabalhar de 8 horas da manhã às 18 horas, mas para entregar softwares de qualidade. Por esse motivo, não importa o horário de trabalho, e sim o resultado obtido.

Um funcionário que trabalha de 8 às 18 horas, está entregando horas. Porém, entregar horas não garante qualidade, produtividade e resultados efetivos para a empresa.

Trabalhar no desenvolvimento de um software é um processo muito complexo e requer muita concentração. Por esse motivo é necessário que o profissional responsável pelo desenvolvimento seja muito qualificado e esteja 100% focado.

Na GoBacklog, o Pomodoro trouxe resultados muito positivos no desenvolvimento de software. Como todos os desenvolvedores são remotos, a utilização da técnica permite que eles trabalhem no momento em que realmente se sentem produtivos, e não durante um intervalo de tempo imposto pela empresa.

O desenvolvedor da GoBacklog, Welinton Dias, fez a seguinte afirmação sobre o uso da técnica:

Particularmente, acho bem produtivo pelo fato de estar focado durante os 25 minutos. Os 5 e 15 minutos de pausa servem para relaxar a mente e acaba sendo muito produtivo para a realização do próximo Pomodoro.

Pomodoro e GoBacklog

A história da utilização do Pomodoro na GoBacklog surgiu quando eu adotei a técnica e passei a “pomodorar” todas as minhas atividades pessoais. Com o tempo, percebi que os resultados obtidos foram muito positivos e notei um aumento significativo em minha produtividade.

A partir dos resultados positivos, surgiu o insight: por que não adotar a técnica na GoBacklog?

E foi a partir daí que a técnica passou a ser utilizada na empresa, e, devido aos resultados extraordinários, nunca mais foi deixada de lado.

Porém, é importante deixar claro que a GoBacklog não vende Pomodoros. A técnica é utilizada como forma de metrificar produtividade e resultados. Por esse motivo, não podemos basear nosso resultado apenas neles, a técnica está presente para ajudar nos parâmetros de execução.

A GoBacklog é uma das únicas empresas de tecnologia que adota a técnica como métrica. Para o cliente, a presença do Pomodoro é muito positiva, pois somente o tempo produtivo e dedicado ao desenvolvimento das soluções é contabilizado. Assim, ele só paga pelo tempo realmente produtivo.

Eu, Daniel Antunes, afirmo o seguinte:

A utilização da técnica trouxe mais resultado em produtividade, rapidez e qualidade nas entregas. Esse é o grande motivo e o porquê de termos o Pomodoro na veia e ele funcionar tão bem dentro da GoBacklog.

Conclusão

A Técnica de Pomodoro é uma excelente escolha para quem tem dificuldade em manter o foco e a concentração nas tarefas, porém, exige disciplina e boa vontade para que ela realmente funcione.

No começo, é bem provável que dificuldades apareçam. Ficar focado e evitar distrações durante o período de foco não é uma tarefa fácil e, por esse motivo, é importante ter uma constância de utilização para que a ferramenta, de fato, surta o efeito desejado.

Por fim, o fator mais importante de gerenciar o tempo é aprender com os resultados. Uma vez que você identifica o momento do dia em que você é mais produtivo e os gatilhos que dispersam sua atenção, torna mais fácil o processo de eliminação das más práticas.

Links para Leitura

Daniel Antunes

Fundador e CEO da GoBacklog, uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções digitais que vem mudando a forma de se criar negócios digitais de sucesso. Empreendedor, Investidor e Graduado em Sistemas de Informação, Pós-graduado em Engenharia de Software e também em Gestão Estratégica de Negócios e Projetos, com mais de 10 anos de experiência no mercado de internet.
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