Siga-nos nas redes sociais

Você quer fazer com que a gestão de projetos da sua equipe seja otimizada e todos os colaboradores ganhem mais tempo na execução das tarefas? Para isso, existem diversas ações que podem ajudá-lo.

No post de hoje você verá 5 segredos para que sua gestão de projetos aconteça de forma mais segura e fácil. Boa leitura!

1. Utilize um gerenciador de projetos

Existem várias ferramentas de gestão de projetos e cada uma delas possui um foco diferente, devendo o gestor escolher aquelas que possuem as características desejadas.

Com elas você poderá, por exemplo, gerenciar equipes, criar tarefas de trabalhos, determinar prazos e responsáveis por cada tarefa, além de fazer uma organização visual do seu projeto.

Vale ressaltar que nem sempre é necessário que seu gerenciador tenha muitas funcionalidades, uma vez que você poderá não usá-las por falta de tempo e, assim, perder a lógica do negócio.

Considere também o preço. Não é interessante pagar por um sistema que possui funções desnecessárias para o desenvolvimento dos seus projetos.

2. Adote a técnica Pomodoro

Embora a palavra possa parecer um pouco estranha para você, ela pode fazer parte de uma estratégia interessante para gerenciar o tempo da sua equipe. Essa técnica é importante para você entender o esforço necessário para terminar cada atividade (e otimizá-la), além de reduzir as interrupções ou distrações.

Veja como a técnica normalmente é usada:

  1. escolha uma tarefa que você necessite fazer;
  2. ajuste o tempo do alarme em 25 minutos;
  3. trabalhe na tarefa até o tempo acabar;
  4. registre o término e faça uma pequena pausa;
  5. após 4 pomodoros seguidos, faça uma pausa mais longa.

3. Elabore o escopo e cronogramas completos

Se você deseja que sua gestão de projetos seja mais eficiente e clara, é necessário elaborar um escopo e cronograma completos. Para começar, o escopo pode ser considerado como a estrutura do projeto que inclui relatórios, documentos gerais e planilhas. Para defini-lo, o gestor deve se perguntar: quais são os itens que devem ser entregues até o fim das atividades?

O cronograma, por outro lado, é um desmembramento do escopo, feito por pacotes de trabalho. Ou seja, o escopo é dividido em diversas etapas, definindo a duração de cada uma das fases e estimando qual o tempo total para finalizá-las. Vale ressaltar que se deve ter flexibilidade no escopo para que suas tarefas obtenham os melhores resultados.

4. Divida as tarefas por competências

Um problema comum na hora de fazer a gestão de processos é delegar todas as atividades para uma única área da empresa, deixando de envolver outros setores que podem ter utilidade em várias etapas.

Para ficar mais claro: caso o gestor deseje fazer melhorias no setor de compras da empresa e eleger apenas funcionários da área, ele não conseguirá contar com o auxílio dos profissionais de tecnologia, que poderiam ser úteis na elaboração do projeto. Ou seja, deve-se contar com colaboradores de todas as competências necessárias para a execução da atividade.

5. Antecipe riscos na gestão de projetos

A implementação de qualquer projeto gera riscos. O gestor deve saber quais serão as principais dificuldades do trabalho e quais perigos que envolve, bem como possibilidades de atrasos e problemas de orçamentos.

Para fazer a antecipação dos riscos deve-se estudar o histórico de projetos da empresa. Entender quais são os problemas mais comuns e traçar ações para evitá-las. Dessa forma, será mais fácil fazer com que todas as fases aconteçam com tranquilidade.

Por fim, você deve saber que imprevistos sempre podem acontecer. Nesse caso, gestor e equipe devem pensar em um plano de resolução com o objetivo de reorganizar as atividades. Minimizando o impacto do problema.

Com as dicas acima você fará com que toda sua equipe ganhe velocidade, produtividade e segurança nas tarefas que estão executando, fazendo com que a gestão de projetos seja mais fácil para o gestor.

Quer receber mais dicas? Curta agora mesmo nossa página no Facebook e receba conteúdo em primeira mão diretamente na sua linha do tempo.

Daniel Antunes

Fundador e CEO da GoBacklog, uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções digitais que vem mudando a forma de se criar negócios digitais de sucesso. Empreendedor, Investidor e Graduado em Sistemas de Informação, Pós-graduado em Engenharia de Software e também em Gestão Estratégica de Negócios e Projetos, com mais de 10 anos de experiência no mercado de internet.
Fechar