Como aumento da competitividade em todos os mercados e somente as empresas que se adaptam e enxergam as condições exigidas sobrevivem. É por isso que as empresas precisam se certificar de que possuem uma estratégia bem pensada e podem executá-la sem erros.

Junto a isso, o alinhamento está entre os maiores desafios das grandes empresas, principalmente para gerenciar todos os colaboradores. Mas também, é um desafio para as menores empresas, onde o trabalho é muito mais dinâmico e a visão geral pode ser perdida.

Quando o Hoshin Kanri é implementado eficientemente, ele faz com que o time de liderança crie uma visão e uma lista de metas inovadores, cria uma série de objetivos complementares, o que garante o alinhamento e fornece a alavancagem necessário para uma execução de sucesso.

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O que é Hoshin Kanri?

De uma maneira literal, as palavras “hoshin” e “kanri” significam direção e administração, respectivamente. Usada em conjunto, elas trazem o significado de “Como nós gerenciamos nossa direção” ou “Como nos certificamos de que estamos no caminho certo”.

Para Michael Porter, um dos grandes nomes da administração, essa estratégia pode ser definida como sendo um conjunto de ações que os diferentes tipos de organizações realizam para se tornar atraentes e competitivas para o mercado.

Para desenvolver uma estratégia é necessário ter um plano contendo objetivos claros, ações, prazos, responsáveis e indicadores precisos. O método Hoshin Kanri é a maneira pela qual uma empresa gerencia e executa sua estratégia.

O desdobramento estratégico serve para alinhar os envolvidos a fim de que todos os recursos sejam utilizados a favor de objetivos comuns. Em outras palavras, com esta forma de gerenciamento, a organização saberá se cada atividade, que é feita diariamente, está de acordo com os principais objetivos da empresa.

Como é feito o planejamento Hoshin Kanri?

Segundo Falconi, as três características principais que diferenciam a gestão Hoshin de outros modelos são:

  • Catchball
  • Relação entre a gestão Hoshin e o TQM.
  • Relação com a estratégia corporativa

Ao contrário do que parece, desdobrar uma estratégia não é uma tarefa nada fácil, os responsáveis devem ter o conhecimento necessário para estabelecer relações claras entre os indicadores, a fim de que os resultados obtidos em pequenas tarefas feitas diariamente sejam repercutidos no próximo indicador acima e assim por diante, até chegar aos principais objetivos da empresa.

Com isso, a alta direção terá a certeza de que o trabalho diário trará benefícios diretos à companhia. O método Hoshin Kanri pode ser resumido com um processo de sete passos que servem como um norte para as suas metas, também conhecido como Planejamento Hoshin:

  1. A liderança da empresa desenvolve uma forte visão que responde a pergunta: “Por que a empresa existe?”.
  2. O time de liderança define objetivos chave ou uma missão. Se atingidos, eles criam uma vantagem competitiva para a empresa. Esses objetivos principais geralmente abrangem todos os funcionários da empresa.
  3. O time de liderança, junto com os gestores, detalham os objetivos em metas periódicas.
  4. Após criar as metas, eles precisam aplica-lás em todos os níveis da organização. Este é o processo de definição de metas, que começa no topo e é propagado para cada funcionário.
  5. Com o próximo passo, a execução real começa. Este passo segue lado a lado com os próximos dois.
  6. As revisões periódicas garantem que as metas estão sendo executadas de acordo com o planejamento.
  7. Por fim, há uma revisão final, que valida o resultado que foi atingido.

Catchball Hoshin Kanri

Um detalhe crucial sobre o Planejamento Hoshin é que ele não é executado estritamente top down. Pelo contrário, é um esforço em conjunto entre toda a equipe, incluindo a gerência e os colaboradores, que concordam juntos na definição do conjunto de metas.

Se a gerência direciona as pessoas a atingirem certos objetivos, sem primeiro receber seu feedback, eles arriscam a desmotivação e erros caros, caso alguns detalhes sejam esquecidos.

O benefício de discutir as metas com as pessoas que estarão trabalhando ativamente nelas é que elas pensarão mais cuidadosamente nos detalhes, se comparado à gerência. Em termos práticos, esta é a essência do Catchball.

Ter objetivos bem comunicados, realista e em acordo, é importante, porque permite a responsabilidade e motivação, cria um feedback loop valioso e melhora o comprometimento à execução do processo.

Ciclo PDCA

O Ciclo de Deming (PDCA / PDSA) foi primeiro introduzido por Deming como um modelo de melhoria contínua da qualidade. Ele consiste em quatro passos:

  1. PLAN: planejar um experimento e prever seus resultados
  2. DO: implementar o plano
  3. CHECK: validar a hipótese
  4. ACT: caso seja bem-sucedida, padronizar os resultados do experimento e reiniciar a sequência.

O modelo PDCA pode ser considerado como a abordagem científica à melhoria contínua e como tal, ele exige algumas práticas adicionais. Pois, alcançar a melhoria contínua só é possível se você faz do PDCA um esforço contínuo. Se você o utiliza algumas vezes, o PDCA provavelmente gerará melhorias, mas, a menos que o use constantemente, ele terá um valor menor.

É importante executar os experimentos em um ambiente controlado. Se os resultados do experimento não levarem a resultados significativos, o teste não possui valor, já que os resultados não podem ser usados como base para um futuro ciclo PDCA.

Como executar na sua organização?

O Hoshin, como qualquer outra metodologia ou ferramenta, pode e deve ser adaptada dependendo da realidade de cada empresa. Por isso, é importante saber quais as metas que sua empresa deseja alcançar, para então fazer o Planejamento Estratégico.

Aqui, traçamos alguns passos gerais para que o método Hoshin Kanri possa ser executado dentro da sua empresa. Mas, cada passo pode ser pensado para se adequar às suas necessidades.

Alinhamento da Identidade Organizacional

Neste momento, é a hora de construir a Missão, Visão e Valores de forma sólida para sua empresa. É fundamental, ainda mais em empresas pequenas, que todos se identifiquem inteiramente com a identidade organizacional do grupo.

Na definição da visão é possível traçar um período em anos, para o Hoshin Kanri se basear. Por isso, uma visão bem feita é essencial para o sucesso da metodologia.

Desdobrar a visão para períodos de tempo menor

Quando você olha para uma visão de longo prazo, é muito difícil já desdobrá-la diretamente em ações do cotidiano que garantam seu alcance. Por isso, é importante definir metas para períodos mais curtos de tempo, para que caso seja alcançadas, fará com que a visão final seja também alcançada. Essas visões finais são o que denominamos Hoshin.

Definição da diretriz principal

A diretriz principal nada mais é do que uma ou mais metas que transcrevem de forma quantitativa o Hoshin. Ela servirá como um termômetro para análise do quão perto o Hoshin está de ser atingido.

Portanto, pense em uma meta que pode ser mensurada e que realmente represente o estado futuro da sua empresa no período proposto. Essas metas devem estar ao alcance de todos, para que possam acompanhar o status atual e quanto esforço ainda é preciso fazer para alcançá-la. É principalmente neste momento que o catchball é mais utilizado.

Definição das estratégicas

Para a definição das estratégias e resolução dos problemas, cada empresa pode utilizar os métodos que mais a convém. Essas estratégias é uma forma de você pensar e representar seu status atual e seu status futuro juntamente com os planos de ação para chegar no resultado desejado.

Neste momento, é necessário pensar exatamente nas ações que serão tomadas ao longo do período para que se possa alcançar o Hoshin. Então, após a realização do plano de ação com prazos, responsáveis e metas que, se todas batidas, farão com que os objetivos sejam alcançados.

Acompanhamento

De nada adiantará todo esse trabalho se não houver um acompanhamento efetivo das estratégias traçadas. O acompanhamento pode ser realizado através de quadros visuais, digitais ou não, desde que todos possam acompanhá-las. A gestão visual auxilia muito a metodologia a realmente alcançar os resultados a que se propõe.

Desafios encontrados na sua implementação

Em suma, o que impede o Hoshin de ter o funcionamento ideal é a pressa que muitos gestores têm de colocar em prática ações antes de pensar de que forma elas estão impactando na estratégia da empresa.

Existe uma tendência em pular etapas e sacrificar o planejamento em detrimento da execução. Além disso, muitas das equipes mantém uma baixa disciplina no controle, uma falta de metodologia padrão de análise e solução de problemas e, principalmente, a comodidade de alguns gestores em monitorar o processo de suas salas ao invés de agir junto com a equipe.

Outro ponto importante de ser levantado, é a forma como os objetivos estratégicos da empresa são desdobrados em objetivos a curto prazo. A qualidade do desdobramento é essencial para que a metodologia realmente funcione. Você precisa garantir que ao cumprir as metas menores você esteja mais próximo de alcançar as metas maiores, a longo prazo.

Além disso, um ponto extremamente importante da metodologia é optar por uma gestão que permita o acompanhamento dos desdobramentos por todos os envolvidos. De nada adianta termos uma estratégia empresarial se somente uma parcela dos envolvidos a acompanha e se responsabiliza.

É também neste momento que muitos gestores pecam no momento de implementação do Hoshin. Por isso, quando você for aplicar a metodologia na sua empresa, seja transparente, e coloque aos olhos de todos os objetivos a serem alcançados.

E, talvez ainda mais importante, comemore com todos quando uma meta for batida. A motivação de toda a equipe é um dos fatores que mais influenciam no alcance das metas.

Como engajar sua equipe para o funcionamento da metodologia?

O que mais é necessário para engajar a equipe, é um estado de colaboração e troca. Para isto, o Hoshin Kanri utiliza o catch-ball para descrever esse processo. De um modo geral, estabelecer objetivos e metas são processos baseados no diálogo, não em uma determinação solo.

O catch-ball é uma conversa real baseada em fatos, e não mera retórica. Os gerentes sabem o que é preciso fazer para manter o sucesso da empresa, mas as pessoas nos postos de trabalho sabem o que podem fazer para melhorar seus processos.

Para fazer isto, a companhia deve investir, em primeiro lugar, no desenvolvimento de lideranças, para que posteriormente, essas lideranças desenvolvam outras pessoas mais jovens, para que todos, desde os membros das equipes até os líderes, tenham capacidades indispensáveis para engajar-se no processo de repasse em cascata de metas hoshin e identificação dos meios que serão utilizados para concretizar essas metas.

É por isso que a empresa pode usar o processo do catchball e engajar um número maior de líderes em discussões e inovações reais, e assim ela confia nas habilidades de liderança desses jovens.

As habilidades requisitadas para o autodesenvolvimento incluem o trabalho padronizado e a solução de problemas feita da maneira certa, assim é possível engajar e desenvolver outros.

Conclusão

O processo de Hoshin Kanri é na sua essência uma metodologia simples e de fácil entendimento. Por meio de desdobramento de estratégias, ele une a alta gerência até a base da organização, ligando os objetivos gerais dos gestores às ações concretas adotadas e mensuradas pelas equipes de trabalho.

O grande resultado é que a gerência tem certeza de que o trabalho diário traz benefícios diretos para empresas e os colaboradores percebidos ou o impacto que suas atividades têm sucesso na organização.

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Eduarda Terra

Especialista de Marketing na GoBacklog, uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções digitais que vem mudando a forma de se criar negócios digitais de sucesso. Estudante de Economia na UFJF.