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Home office, um tema não tão novo no Brasil, mas que ainda causa dúvidas entre empresas que querem adotar esse modelo de trabalho e empresas que querem contratar empresas com esse modelo de trabalho.

Trânsito, custo de vida, custos comerciais, tempo de deslocamento. A realização de trabalhos de forma remota está passando de tendência para necessidade. Tanto patrões quanto funcionários desejam reduzir custos/desgastes e aumentar a produtividade. Mas apesar das vantagens para ambos os lados o assunto ainda gera insegurança entre os gestores.

É hora de acabar com alguns mitos sobre o Home office: O que ele é? Onde acontece? Quem pode realizá-lo? Realmente vale a pena?

Home office é mais que home office

Mesmo que o termo de origem inglesa queira dizer literalmente trabalho ou escritório em casa, seu significado vai muito além. Home office é qualquer espaço alternativo de trabalho que seja diferente das dependências da empresa. Há quem trabalhe home office do café, coworking, hotel, aeroporto e até de casa. Eu mesmo já trabalhei algumas vezes enquanto viajava de trem. Portanto, os termos mais corretos para se usar no brasil seria: teletrabalho, trabalho à distância, trabalho remoto ou trabalho portátil.

Não é para todos, mas vale a pena tentar

Cada dia mais e mais empresas estão optando pelo modelo de trabalho home office. Atualmente é muito mais fácil realizar seu trabalho à distância e manter um contato mais próximo com a sua equipe. Mesmo assim, um dos medos gerenciais é a percepção de perda de controle. Muitos ainda acreditam que um trabalhador remoto é uma pessoa a menos na equipe.

O pensar popular de que o brasileiro é malandro, faz muitos gerentes acreditarem que o trabalho remoto afeta diretamente o controle e a produtividade. Só que malandragem existe em qualquer lugar do mundo. É verdade que pessoas que demandam um maior monitoramento porque procrastinam, faltam, são dispersos e improdutivos.

Essas realmente não estão aptas a trabalhar de maneira remota. Mas a pergunta é: Mesmo presencialmente você gostaria que uma pessoa com tais características trabalhasse na sua equipe?

Como fazer dar certo

Existem várias maneiras de se trabalhar à distância, na maioria das vezes o trabalho é realizado remotamente dois ou três dias da semana. E mesmo quando é realizado 100% home based, os colaboradores devem participar de reuniões presenciais na empresa ou teleconferências pré-agendadas no mínimo a cada 15 dias. Como fez a Automattic, responsável pelo WordPress, plataforma que domina mais de 25% da internet.

Mesmo sem as reuniões presenciais, a tecnologia permite que se mantenha contato com sua equipe. Utilizamos ferramentas de comunicação, aplicativos de gestão remota de tarefas e até redes sociais para falar com fornecedores, parceiros e clientes. Por que não usar para relacionar com o colaborador?

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Mas nada acontece por acaso ou de uma só vez. A empresa que busca essa modalidade de trabalho precisa ter um plano de implementação, fazer um piloto ou ter em mãos um programa que faça o modelo de trabalho acontecer.

Mesmo com toda a tecnologia ou planos, existem ainda algumas restrições de atividades. Não tem jeito, algumas atividades necessitam de uma interação presencial todos os dias. Até mesmo para funções e áreas que permitem o trabalho remoto, caso não tenha disciplina e um ambiente colaborativo, o home office se torna inviável.

O colaborador pode ser o maior bem de uma empresa, desde que a empresa saiba selecioná-lo. Pessoas responsáveis, disciplinadas e éticas dão o seu melhor para entregar um trabalho ótimo e manter as vantagens de trabalhar de onde quiser.

Nada de dinheiro fácil

As duas formas mais comuns de se trabalhar de casa são como trabalhador autônomo ou contratado por uma empresa. É claro que existem casos como projetos paralelos, criação de startups ou realização de freelas. De qualquer forma os outros casos também entram no modelo trabalhando para si ou para outro. Trabalhar em casa exige muita dedicação, especialmente para autônomos que sabem que horários, feriados e fins de semana se tornam conceitos vagos.

Já trabalhando para uma empresa estando em casa pode significar trabalhar mais do que no escritório tradicional. Mesmo assim a qualidade de vida melhora, uma vez que não se perde tempo em trânsito, cafezinhos ou interrupções dos colegas. Trabalhando de forma focada, a consequência é sempre o aumento na produtividade.

Normalmente quando nos deparamos com mensagens do tipo “ganhe dinheiro sem sair de casa”, já ficamos com a pulga atrás da orelha. Promessas como essas só dão dinheiro para quem as vende. Empresas sérias também selecionam pela internet, mas nunca anunciam a possibilidade como uma chance de ganhar dinheiro fácil, isso não existe.

Trabalhe em casa como trabalharia fora dela

É comum imaginar alguém trabalhando de cuecas e pantufa por trabalhar de casa. Sim, pode acontecer, mas trabalhar remotamente exige uma atitude profissional elevada. O desleixo na hora de trabalhar home office acaba interferindo na qualidade da realização das tarefas e até na autoestima.

Tomar seu banho, seu café, fazer exercícios, estipular horários e rotinas faz parte de um ritual. Não agir profissionalmente por estar sozinho em um ambiente reflete na seriedade e credibilidade do seu trabalho. A redução dos valores profissionais fica notável com o tempo em situações como atendimento a cliente, relação com a equipe e, em alguns casos, pode levar até à depressão.

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Não é preciso roupas formais, mas cuidar da aparência evita situações desconfortantes em casos de reuniões de emergência, videoconferências e afins. Uma roupa confortável, uma maquiagem leve são básicos, não só para transmitir confiança para quem trabalha com você, mas para que você se sinta melhor consigo mesmo, acredite.

Auto gerenciamento é a palavra-chave para lidar com possíveis distrações como olhar o Facebook, bater papo online, assaltar a geladeira, etc. Isso também serve para os possíveis exageros, como não saber a hora de começar e de terminar o expediente ou absorver mais tarefas do que consegue realizar.

Apesar dos pesares, trabalhar home office é uma experiência incrível para quem sabe trabalhar e para empresas que sabem contratar. O tempo perdido em situações corriqueiras como trânsito, deslocamento para almoço, entre outras coisas, podem e devem ser usados para melhorar a qualidade de vida.

Quem paga a conta e quem paga o pato

A relação da empresa com o colaborador ou com o autônomo que a atende de maneira remota deve ser antes de mais nada transparente. Muitas questões podem parecer obscuras, mas todas têm soluções viáveis com base em uma boa pesquisa, uma boa conversa e um bom contrato. A maioria dos medos com relação ao modelo de trabalho remoto vem da nossa cultura. Mas, como sabemos, a cultura está em constante mudança.

Custos

Mesmo com todas as vantagens mostradas, algumas empresas ainda ficam com o pé atrás com o trabalho remoto. Situações como custos particionados dependem da relação empresa colaborador. Algumas empresas pagam toda a conta, do mobiliário, internet, equipamento e até a conta de luz. Outras oferecem somente os treinamentos ou contribuem com os gastos fixos, depositando mensalmente uma ajuda de custo. Cada caso é um caso, assim como um representante comercial que usa o carro próprio e recebe benefícios por isso, tudo é combinado.

Leis

Quanto à legislação brasileira, a alteração do artigo 6º da CLT em 2011, defende os direitos de quem trabalha a distância. Validando as atividades remotas desde que estejam limitadas dentro de uma jornada de trabalho. Este formato funciona bem com alguns tipos de atividades, como por exemplo, o tele atendimento.

Com a necessidade de horários mais flexíveis de trabalho, muitas empresas optam pelo contrato sem horário núcleo. Ou, em alguns casos, utilizam de ferramentas de gestão de tempo/tarefas para mensurar o tempo trabalhado. Essa última é muito comum em empresas de desenvolvimento, programação e comunicação.ritual-home-office-gobacklog-projetos-digitais

Confidencialidade

Se o problema é medo de que informações sigilosas da sua empresa caiam em mãos erradas, o risco é mínimo. Atualmente são tantas as tecnologias e ferramentas capazes de transmitir e armazenar dados com total segurança, que as chances de vazamento são iguais presencialmente. Mas, se as informações são mesmo muito sigilosas ou a neura for muita, pesquise mais sobre VMs (Virtual Machines) e VPNs (Virtual Private Networks).

Quanto maior melhor? Pense bem

Muitas empresas ainda acreditam que o valor relacionado com a sua marca está ligado a sua estrutura física. A área física, filiais, estações de trabalho e funcionários presentes pode ser mais uma questão de vaidade do que de eficiência. Manter grandes estruturas como sinônimo de status, nem sempre compensa.

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Quando a vaidade não fala mais alto, o trabalho portátil trás benefícios como: aumento da produtividade, retenção dos talentos, e redução de custos. Não precisa que a empresa toda trabalhe home office, basta que alguns cargos sejam compatíveis. Facilitando inclusive o crescimento controlado da empresa.

Colaboradores remotos não atendem às expectativas. Será?

Agora que já citei alguns pontos que devemos considerar em relação ao home office, podemos quebrar alguns paradigmas que estão relacionados aos profissionais que trabalham remotamente.

Existem gestores que afirmam que profissionais home office são relaxados em relação ao cumprimento de tarefas, atenção às demandas e etc.

Existem colaboradores que não se adaptam ao trabalho remoto. Porém, não é uma regra de ouro, pois sabemos que também no trabalho presencial existem colaboradores que não produzem o que é esperado.

O que acontece na maioria das vezes são os maiores desafios da gestão do home office: Alinhamento correto das expectativas e comunicação clara. Esses pontos também são grandes desafios para qualquer modalidade de trabalho.

Sem gestão adequada, tanto os trabalhadores presenciais como os trabalhadores home office perdem produtividade. Isso acontece, na maioria das vezes, por um motivo em comum: erro na gestão.

Não existe nada mais errôneo que a falta de alinhamento entre equipe e gestor. Pense bem, como um colaborador conseguirá atender às expectativas de algo, se não sabe o que espera no final?

Comunicação assertiva no Home Office

Um gestor disponível, com boa comunicação e utilizando as ferramentas corretas, é determinante no momento de fornecer condições para a alta produtividade da sua equipe, seja ela remota ou presencial.

No caso do home office, ferramentas de video conferências, gestão de tempo e organização de demandas são a pedida ideal para aproximação, alinhamento e produtividade elevada.

Como citei anteriormente, a falta de comunicação afeta todos na empresa, não apenas os profissionais que trabalham remotamente.

Porém, no caso de quem está home office, esse problema tem um agravante, que é justamente a distância. Algumas vezes, quando a comunicação falha no presencial, o colaborador tem a possibilidade de acompanhar o fluxo da empresa e deduzir o que está realmente acontecendo. Isso faz toda a diferença.

Sempre pense nos melhores meios e métodos de passar uma informação, assegure-se de que foi realmente transmitida de forma correta, se as expectativas foram, de fato, alinhadas.

A comunicação assertiva também serve como dica para o profissional remoto, é uma via de mão dupla. Não adianta nada seu gestor transmitir todas as informações necessárias e você não repassar seu progresso ou impedimentos constantemente.

Controle dos trabalhadores remotos

Controle dos trabalhadores remotos home office

Ah, mas no modelo de trabalho home office não tem como controlar todas as atividades que estão sendo feitas e entregues.

Cuidado! Ao mesmo tempo que muitas vezes a falta de gestão é culpada pela falta de produtividade dos colaboradores, a micro gestão pode ser um empecilho tão grande quanto. Principalmente para a equipe que trabalha em home office, onde a desconfiança de alguns gestores pesa mais na hora de executar.

O que é micro gestão? A micro gestão é justamente o oposto de autonomia. Ou seja, o controle severo em cima de quem está trabalhando remotamente tem o efeito oposto do que é esperado.

Segundo esta pesquisa, 60% dos funcionários disseram que poderiam fazer um trabalho melhor, mas não conseguem. O motivo? Os chefes estão preocupados demais com a supervisão e monitoramento constante, em vez de direcionamento e autonomia do trabalho.

O que acontece ao fazer isso? Os gestores se sobrecarregam realizando um grande fluxo de retrabalho, tornando a gestão cada vez mais ineficiente, com isso, trazendo os problemas de falta de comunicação e alinhamento. Devido a isso, alguns gestores não enxergam que são eles mesmos que sabotam todo o plano de trabalho do colaborador.

Leia esses artigos para se aprofundar em metodologias de gestão e ferramentas:

O ideal é sempre ponderar sua gestão. Dê direcionamento para seus colaboradores, forneça o que você espera do projeto, quais são as referências, expectativas, objetivos a serem atingidos com o trabalho, qual a importância para o bom funcionamento da empresa.

Direcionar e acompanhar, mas também incentivar a autonomia, são medidas que deixará o colaborador mais motivado e seguro do seu trabalho, trazendo ótimos resultados.

Home Office e Cultura Empresarial

Não são poucos os gestores que afirmam que times remotos não possuem ou não conseguem estruturar uma relação de trabalho pautada na amizade colaborativa.

Entretanto basta olhar para o mundo de hoje: quantas ferramentas de videochamadas que você conhece? Muitas, né?

Pois é, um planejamento correto de ações, voltada para a comunicação mais informal dentro dos canais da empresa pode ser o divisor de águas entre amizades sendo criadas ou comunicação passiva, apenas relacionada ao trabalho.

Estipule momentos de lazer por meio das videochamadas, converse sobre assuntos relevantes para as diferentes pessoas, sejam eles jogos, futebol, filmes, qualquer assunto que estreite laços dentro da empresa.

Pense bem, não é isso que acontece no trabalho presencial? Por que com o home office deve ser diferente? A única diferença aqui é que estamos conversando por meio de vídeos, o que já basta para transmitir emoções e sentimentos, gerando laços.

A organização de atividades para fortalecer a cultura empresarial são tão importantes quanto qualquer outro. A criação de um agendamento prévio para as reuniões pode ajudar.

Caso você não queira engessar o processo, não tem problema, faça do seu jeito, ou melhor, faça da maneira que a cultura da sua empresa se torne melhor. Assim você terá um processo fluído e com boas respostas vindo dos seus colaboradores. O importante é melhorar o clima organizacional dos profissionais home office da sua empresa.

E você, colaborador que trabalha remotamente, incentive esses bate papos. Se a empresa que você trabalha ainda não possui estes momentos, leve a ideia para seu gestor, o importante é a integração.

Sabemos que o trabalho home office pode se tornar solitário às vezes e nada melhor que jogar uma conversa fora durante uns minutinhos para voltar com foco total.

Conclusão

Economia para empresas, motivação para colaboradores e produtividade para ambos. Por que optar por uma mão de obra não especializada sentada a sua frente, quando pode ter um time especializado ao alcance de um clique? O mercado mudou e continua mudando, a maneira de trabalhar também mudou com ele.

Lidar com a competitividade, reduzindo custos e aumentando a qualidade é imprescindível nos tempos de hoje. Países como Índia, Canadá, Finlândia e Inglaterra já despontam na concorrência global por ter adotado esse modelo de trabalho.

O trabalho portátil faz toda a diferença na hora de potencializar a produtividade. É muito bom otimizar custos, atrair talentos e reduzir a renovação da equipe. Quem não abraçar o modelo de home office, dificilmente se manterá no mercado. Não evoluir por questões de dúvidas, estranhezas, polêmicas ou preconceitos só causará mal às empresas. Portanto, trabalho é o que se faz, não o lugar onde se está.

A GoBacklog trabalha também em modelo home office e conta com um time especializado que está constantemente conectado. Vale a pena seguir o modelo de trabalho remoto. Saiba mais como nós trabalhamos.

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Breno Bianchi

Em constante estudo e aprimoramento em Gestão de pessoas. Buscando elaborar processos de recrutamento onde o candidato, seja tratado da melhor forma possível. Desde o início, a cultura da empresa é a base, onde tudo é construído. Entusiasta sobre o estudo do comportamento humano. Apaixonado pelo desenvolvimento das pessoas. Incentivar mudanças de comportamento e pensamento, que levem a uma melhora na qualidade de vida.
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