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Apesar de necessário, adaptar antigos padrões de gestão de projetos para uma nova realidade nem sempre é uma tarefa fácil. Apesar de várias metodologias existentes, nem sempre é possível aplicá-las em sua integridade.

Nesse episódio da nossa série Conversando com o C-Level, Daniel Antunes, o CEO da GoBacklog, explica como inovamos na gestão de projetos e fala sobre qual deve ser o foco das empresas que querem entregar o melhor para seus clientes.

Então, se você focar em ser flexível e usar o que tem de bom em todas as outras metodologias, você vai ter a sua própria e assim vai ser muito feliz com isso, entregando um software e um projeto de qualidade para os seus clientes.

O que é a antiga forma de se fazer gestão de projetos?

A forma antiga de realização de projetos, falando da parte teórica, é o modelo implementado lá na faculdade. Lá em 2006, quando eu me formei, se falava muito de fazer toda uma documentação extensa ao planejar um projeto. Eu vi projetos serem planejados por cerca de um seis meses a um ano, e muitos deles quando iam para o mercados, acabavam negados pelos usuários.

Ou seja, as pessoas estão planejando demais e agindo menos. E isso geralmente não é só em gestão de projetos, mas em cada fase da nossa vida. Quando você foca somente no planejamento e nunca executa nada, testes e validações não são feitos, então o negócio nunca vai para frente.

E esse é um dos modelos muito utilizado hoje por startups, que são as metodologias ágeis. São feitos direcionamentos para agir e resolver de uma forma mais rápida, e nesse processo testar com o Mínimo Viável Produto (MVP), para que você não precise passar por todo um processo de documentação durante muito tempo e na hora de validar as pessoas não aderirem ao que você oferece.

Pense que, durante um ano de documentação o mercado e as pessoas mudam, então o que elas precisam também vão mudar, por isso é muito importante ter um cuidado grande em relação a isso.

Como você enxerga a gestão de projetos no cenário da Transformação Tecnológica?

No cenário de Transformação Tecnológica, a gestão de projetos hoje é muito focada na experiência do usuário. Hoje em dia é comum ver em muitos projetos que as pessoas pedirem justamente pelo prazo. Algumas delas chegam dizendo: “Tem um projeto que eu quero melhorar determinada coisa em minha empresa, em quanto tempo você me entrega?”

É preciso enxergar qual realmente é o valor disso para o seu negócio, porque se você disser que o prazo será de um ano, possivelmente ele não será executado. Assim, uma melhoria que o gestor gostaria de aplicar no produto para o usuário final dele, por causa do prazo e por diversas vezes por causa do preço também, acaba não acontecendo.

Avaliar o que é bom e que realmente faz efeito para o negócio tem que ser uma prioridade. Porque as pessoas têm buscado comprar prazo e preço ao invés de comprar usabilidade. O ideal é pensar em levar o usuário a um outro nível de experiência para fazer com que a sua empresa cresça cada vez mais.

O que é possível aproveitar da forma antiga de se fazer gestão de projetos?

É preciso pensar o que é possível aproveitar da forma antiga, porque existem sim muitas coisas que podem ser adaptadas para a realidade atual. Por exemplo algumas documentações e metodologias ágeis. Porém é muito difícil utilizar um único processo de metodologia ágil ou de gestão de projeto, é necessário ter flexibilidade.

Hoje em dia a gente inova em tantos negócios e as pessoas ficam presas a modelos únicos de gestão de projetos, enquanto na verdade ele precisa de flexibilidade. Engessar o seu modelo de negócio na sua própria gestão pode resultar em estagnação da sua empresa.

Outro ponto é prazo. É possível definir prazos? Sim. Ele na verdade só não pode ser o foco principal. Muitas vezes você deixa de executar um projeto enorme que pode valer milhões, simplesmente porque você não uma definição de prazo.

Se você quer realmente criar algo inovador, como definir prazo de algo que nunca foi feito? Então traçar expectativas e objetivos durante o processo de inovação e desenvolvimento tecnológico que você está desenvolvendo pode ser uma boa opção.

Quais práticas é preciso abolir da antiga forma de se fazer gestão de projetos para ter sucesso nesse novo cenário?

Recentemente eu li um artigo muito bom que dizia que “o jeito antigo é o me engana que eu gosto”. É basicamente assim, o cliente pede um prazo de três meses, você fala que só é possível seis, mas para atender o cliente você diz que é três, mesmo sabendo que a sua equipe não tem estrutura para atender e no final você enrola.

Você acaba indo pro quarto mês, depois para o quinto até chegar a um ano, tudo isso porque naquele momento você queria fechar o projeto. E isso é algo que tem acontecido muito nas empresas e é um dos motivos que a gente recebe muita reclamação dos nossos clientes que chegam e que passaram justamente por esse tipo de problema com outras empresas.

É o velho problema da estimativa e do “a mais”. O desenvolvedor, na real, ele estima em 100 horas, mas por saber que ele pode errar então ele dobra e joga essa estimativa em 200 horas, por exemplo. E o gerente de projeto sabe que a empresa atrasa e acaba jogando para 250 ou 300 horas.

E todo mundo acaba perdendo com isso: a empresa porque ela não está estimando do jeito certo, o cliente porque esse método não está justo, as horas que estão sendo passadas para eles é relativamente menor do que está previsto.

E isso se dá não só porque as empresas não conseguem definir as estimativas do jeito certo, o que é algo realmente muito difícil, mas também quando você muda o propósito para experiência do usuário, a inovação tecnológica, criação de ideias disruptivas para poder realmente fazer sentido na vida das pessoas, o cenário muda.

É nesse momento que você começa a trabalhar com mais propósito ao contrário de prazos, preços e até mesmo pressão e cobranças em cima da equipe de desenvolvimento.

Qual metodologia usar para se obter bons resultados?

Na verdade não existe uma metodologia propriamente dita, é preciso ver a junção de todas as metodologias que são utilizadas hoje. Além de poder utilizar algumas coisas do modelo de gestão antigo, há diversas metodologias ágeis hoje no mercado que podem ser usadas.

Mas o mais importante hoje na gestão de qualquer projeto, seja de tecnologias ou até mesmo de outros projetos e modelo de negócios é ser flexível às mudanças. É estar pronto para mudar dentro da sua empresa.

É complicado montar um processo de gestão e ser obrigado a seguir aquele mesmo processo por anos. Isso porque se você vende inovação, tem o foco em transformar pessoas e negócios, é necessário inovar também dentro do próprio modelo de negócio.

Hoje a gente tem o nosso próprio modelo de gestão de projetos, a forma como a GoBacklog faz, nenhuma empresa no Brasil e no mundo faz igual. Porque a gente tem o nosso modelo produtivo, o nosso modelo adaptado para atender clientes e pessoas que querem realmente chegar a um passo adiante.

Ou seja, é o processo de inovação tecnológica que leva o negócio dele para frente, onde ele quer, seja nascer, crescer e evoluir com a gente.

Resumindo, se você focar em ser flexível e usar o que tem de bom em todas as outras metodologias, você vai ter a sua própria e assim vai ser muito feliz com isso e levar um software e um projeto de qualidade para os seus clientes também.

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Priscylla Silva

Especialista de Marketing na GoBacklog, uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções digitais que vem mudando a forma de se criar negócios digitais de sucesso. Jornalista, apaixonada por Marketing e uma grande fã de inovações tecnológicas.
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